Pertanyaan No. 1
Apa yang membedakan pengembangan software dengan pengembangan sistem informasi? Jelaskan!
Jawaban :
Software merupakan suatu program komputer yang terdiri dari urutan perintah atau prosedur untuk tujuan tertentu yang menjembatani keinginan pengguna dengan perangkat keras teknologi informasi. Definisi software menurut IEEE (Institute of Electrical and Electronics Engineers) adalah sebuah program, prosedur, data dan semua dokumentasi yang berhubungan dengan operasi pada sistem komputer dengan kata lain software merupakan kumpulan dari object membentuk konfigurasi yang didalamnya termasuk program, dokumen, dan data. Pengembangan software meliputi seluruh rangkaian proses pengembangan perangkat lunak mulai dari tahap spesifikasi, perancangan, pemrograman, implementasi hingga pada tahap pemeliharaan. Proses tersebut membahas semua aspek produksi perangkat lunak dengan tujuan untuk menghasilkan perangkat lunak yang sesuai dengan kebutuhan pengguna dengan metode pengembangan dan waktu yang tepat.
Sementara itu sistem informasi adalah suatu sistem yang komprehensif dan terintegrasi yang terdiri dari kumpulan subsistem-subsistem yang melakukan transformasi data menjadi informasi untuk mendukung kegiatan operasional, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Komponen sebuah sistem informasi antara lain terdiri dari SDM (People), hardware, software, data, network, dan produk informasi. Sistem informasi menurut O’Brien adalah sebuah kombinasi dari sumber daya manusia, perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), jaringan dan sumberdaya data yang mengumpulkan dan mentransformasi informasi didalam suatu organisasi. Adapun Pengembangan Sistem Informasi merupakan proses untuk menghasilkan sistem informasi untuk meningkatkan pengelolaan dan pengendalian komponen sistem informasi yaitu sumber daya manusia, hardware, software, jaringan, sumberdaya data dan produk informasi).
Pengembangan software atau aplikasi perangkat lunak merupakan bagian dari pengembangan sistem informasi, sedangkan pengembangan sistem informasi merupakan pengembangan total terhadap seluruh komponen yang membentuk sistem informasi yang terduri dari komponen sumber daya manusia, hardware, software, jaringan, sumberdaya data dan produk informasi.
Serangkaian aktivitas yang dilaksanakan untuk mengembangkan dan mengimplementasikan sistem informasi dimana didalamnya terdapat proses pengembangan software. dapat dijelaskan dalam gambar berikut ini.
Tahap pengembangan sistem informasi terbagi atas enam fase, yaitu :
- Perencanaan system
Selama fase ini dipertimbangkan faktor-faktor kelayakan (feasibility factors) yang berkaitan dengan kemungkinan berhasilnya sistem informasi yang dikembangkan digunakan serta faktor-faktor strategis (strategic factors) yang berkaitan dengan pendukung sistem informasi dari sasaran bisnis.
- Analisis system
Dilakukan proses penilaian, identifikasi dan evaluasi komponen dan hubungan timbal-balik yang terkait dalam pengembangan sistem; definisi masalah, tujuan, kebutuhan, prioritas dan kendala-kendala sistem; ditambah identifikasi biaya, keuntungan dan estimasi jadwal untuk solusi yang berpotensi.
- Perancangan sistem secara umum / konseptual
Menerangkan secara luas bagaimana setiap komponen perancangan sistem tentang output, input, proses, kendali, database dan teknologi akan dirancang. Perancangan sistem ini juga menerangkan data yang akan dimasukkan, dihitung atau disimpan. Perancang sistem memilih struktur file dan alat penyimpanan seperti disket, pita magnetik, disk magnetik atau bahkan file-file dokumen. Prosedur-prosedur yang ditulis menjelaskan bagaimana data diproses untuk menghasilkan output.
- Evaluasi dan seleksi system
Dalam fase evaluasi dan seleksi sistem ini nilai kualitas sistem dan biaya/keuntungan dari laporan dengan proyek system dinilai secara hati-hati dan diuraikan dalam laporan evaluasi dan seleksi sistem.
- Perancangan sistem secara detail
Fase perancangan sistem secara detail menyediakan spesifikasi untuk perancangan secara konseptual. Pada fase ini semua komponen dirancang dan dijelaskan secara detail.
- Pengembangan Perangkat Lunak (software) dan Implementasi system
Adalah sekumpulan aktifitas yang terstruktur yang dibutuhkan untuk pengembangan atau evolusi software. Aktifitas umum dalam software processes diantaranya :
- Validation – Pemeriksaan apakah software memenuhi kebutuhan customer
- Evolution – Perubahan software terhadap perubahan kebutuhan
- Specification – Apa yang harus dikerjakan sistem dan batasan pengembangannya
- Development – Produksi dari sistem software
Software process model adalah representasi sederhana dari software process, yang dipresentasikan dari sudut pandang tertentu. Contoh dari sudut pandang proses diantaranya :
- Workflow perspective – sequence of activities
- Data-flow perspective – information flow
- Role/action perspective – who does what
Model proses secara umum terdiri dari :
- The waterfall model, memisahkan dan membedakan tahapan-tahapan spesifikasi dan pengembangan.
- Evolutionary development, specifikasi dan pengembangan saling berselakan
- Formal systems development, model sistem matematika yang secara formal diubah untuk di implementasikan
- Reuse-based development, sistem dibangun dengan menggunakan komponen-komponen yang sudah ada
- Pemeliharaan / Perawatan Sistem
Pada fase ini sejumlah tugas harus dikoordinasi dan dilaksanakan untuk memastikan system yang telah terpasang dapat berjalan dengan baik.
Pertanyaan No. 2
Seringkali terjadi suatu kesalahan besar yang berakibat fatal pada organisasi, ketika mereka melakukan pengalihan atau konversi dari suatu sistem lama ke sistem yang baru. Jelaskan mengapa fenomena ini terjadi! Jelaskan pula berbagai cara dalam pengkoversian sistem, dengan berbagai asumsinya agar kesalahan tersebut tidak terjadi. Jelaskan !
Jawaban:
Kegagalan pelaksanaan konversi dari sistem lama ke sistem yang baru umumnya terjadi karena dengan adanya perubahan dari sistem lama ke sistem baru terdapat suatu masa transisi atau perubahan yang menuntut dilakukannya beberapa penyesuaian atau adaptasi dari sisi pengguna. Kondisi ini antara lain disebabkan oleh :
- Belum siapnya sumber daya untuk mengaplikasikan system yang baru.
- System baru sudah terpasang, namun terdapat kesalahan prosedur dalam pelaksanaanya, sehingga perubahan tidak dapat terjadi. Sehingga keberadaan system baru justru mempersulit kinerja yang sudah ada.
- Level kematangan perusahaan terhadap TI masih rendah.
- Perencanaan dan aplikasi sistem Informasi tidak memiliki arah dan tahapan yang baik.
- Tidak ada komunikasi yang baik diantara vendor sebagai penyedia IT dengan perusahaan sebagai pengguna, sehingga system baru yang terbentuk menjadi tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna.
- Perusahaan memandang perubahan teknologi merupakan hal yang harus dilakukan agar perusahaan tidak ketinggalan zaman. Namun sebenarnya perusahaan tidak membutuhkan teknologi tersebut.
Sedangkan dari sisi prosesnya, fenomena kegagalan konversi tersebut dapat disebabkan oleh :
- 1. Aspek Manusia
Semakin banyak unsur manusia yang terlibat dalam aktivitas pemasukan, pengorganisasian, pemeliharaan, dan pengawasan data, akan meningkatkan potensi terjadinya kesalahan yang berpengaruh pada kualitas data yang disimpan, yang berarti akan memperbesar risiko kesalahan yang terjadi dalam proses pengalihan tersebut;
- 2. Aspek Kebijakan
Semakin tidak adanya kebijakan standar di perusahaan yang selama ini dipergunakan sebagai acuan dalam proses pengelolaan data, semakin sulit menentukan strategi migrasi yang tepat, yang berarti mempertinggi resiko implementasi skenario pengalihan; dan lain sebagainya.
- 3. Aspek Data
Semakin kompleks struktur, model, dan arsitektur data yang ingin dipindahkan, semakin sulit mekanisme pemetaan dan pemindahannya, yang berarti semakin tinggi resiko yang dihadapi;
- 4. Aspek Aplikasi
Semakin berbeda platform, sistem, atau standar sistem aplikasi baru dibandingkan dengan sistem aplikasi yang lama, semakin sulit proses migrasi dilakukan, yang berarti akan memperbesar resiko yang dihadapi;
- 5. Aspek Teknologi
Semakin tersebar bentuk atau topologi perangkat keras dan jaringan yang merupakan lokasi penyimpanan data, semakin sulit aktivitas pemetaan data yang harus dilakukan, yang berarti akan mempertinggi risiko yang dihadapi;
Untuk mengurangi resiko kegagalan yang terjadi saat pergantian sistem, terdapat 4 metode konversi yang dapat dilakukan guna mempermudah pengenalan sistem baru ke dalam organisasi dan meningkatkan keberhasilan proses konversi.
- 1. Konversi Langsung (Direct Conversion/Plunge Strategy)
Konversi ini dilakukan dengan cara menghentikan sistem lama dan menggantikannya dengan sistem baru. Cara ini merupakan yang paling berisiko, tetapi murah. Konversi langsung adalah pengimplementasian sistem baru dan pemutusan jembatan sistem lama, sehingga apabila konversi telah dilakukan, maka tak ada cara untuk balik ke sistem lama.
Pendekatan konversi ini sesuai untuk kondisi-kondisi sebagai berikut:
- Sistem tersebut tidak mengganti sistem lain.
- Sistem yang lama sepenuhnya tidak bernilai.
- Sistem yang baru berukuran kecil atau sederhana atau keduanya.
- Rancangan sistem baru sangat berbeda dari sistem lama, dan perbandingan antara sistem – sistem tersebut tidak berarti.
- 2. Konversi Paralel (Parallel Conversion)
Pada konversi ini, sistem baru dan sistem lama sama-sama dijalankan. Setelah melalui masa tertentu, jika sistem baru telah bisa diterima untuk menggantikan sistem lama, maka sistem lama segera dihentikan.
Cara seperti ini merupakan pendekatan yang paling aman, tetapi merupakan cara yang paling mahal, karena pemakai harus menjalankan dua system sekaligus. Konversi Paralel adalah suatu pendekatan dimana baik sistem lama dan baru beroperasi secara serentak untuk beberapa période waktu. Dalam mode konversi paralel, output dari masing-masing system tersebut dibandingkan, dan perbedaannya direkonsiliasi.
- 3. Konversi Bertahap (Phased Conversion)
Konversi bertahap dilakukan dengan menggantikan suatu bagian dari sistem lama dengan sistem baru. Jika terjadi sesuatu, bagian yang baru tersebut akan diganti kembali dengan yang lama. Jika tak terjadi masalah, modul-modul baru akan dipasangkan lagi untuk mengganti modul-modul lama yang lain. Dengan pendekatan seperti ini, akhirnya semua sistem lama akan tergantikan oleh sistem baru.
Cara seperti ini lebih aman daripada konversi langsung. Dengan metode phased conversion, sistem baru diimplementasikan beberapa kali, dan secara perlahan menggantikan sistem lama. Konversi bertahap dapat menghindarkan risiko yang ditimbulkan oleh konversi langsung dan memberikan waktu yang banyak kepada pemakai untuk beradaptasi terhadap perubahan. Untuk menggunakan metode phased conversion, sistem harus disegmentasi.
- 4. Pilot conversion
Pendekatan ini dilakukan dengan cara menerapkan sistem baru hanya pada lokasi tertentu yang diperlakukan sebagai pelopor. Jika konversi ini dianggap berhasil, maka akan diperluas ke tempat-tempat yang lain. Ini merupakan pendekatan dengan biaya dan risiko yang rendah. Dengan metode Konversi Pilot, hanya sebagian dari organisasi yang mencoba mengembangkan sistem baru. Kalau metode phase-in mensegmentasi sistem, sedangkan metode pilot mensegmentasi organisasi.
- Resiko lebih rendah dibandingkan metode konversi langsung.
- Biaya lebih rendah dibandingkan metode parallel.
- Cocok digunakan apabila adanya perubahan prosedur, hardware dan software
Langkah-langkah yang harus dilakukan perusahaan untuk menghindari kesalahan konversi sistem informasi :
- Menciptakan sinergi diantara subsistem yang mendukung pengoperasian sistem sehingga akan terjadi kerjasama secara terintegrasi diantara subsistem-subsistem ini. Asumsi hanya akan tercapai apabila para perancang sistem ini mengetahui masalah-masalah informasi apa yang ada di perusahaan dan yang harus segera di selesaikan. Biasanya para perancang sistem ini akan mulai pada tingkat perusahaan, selanjutnya turun ke tingkat-tingkat sistem.
- Lihat kembali dan koreksi visi yang ingin di bangun, pelajari implementasi apa yang belum maksimal dan latih sumber daya manusia agar mampu mengoptimalkan peranti yang sudah dibeli. Hal ini hanya akan mungkin untuk dilaksanakan apabila pimpinan perusahaan mengetahui tentang TI/sedikit tentang TI, sehingga dia paham apa yang ingin dicapai perusahaannya dengan mengaplikasikan TI ini.
- Para perancang Sistem Informasi harus menyadari bagaimana rasa takut di pihak pegawai maupun manajer dapat mempengaruhi keberhasilan atau kegagalan proyek pengembangan dan sistem operasional. Manajemen perusahaan, dibantu oleh spesialis informasi, dapat mengurangi ketakutan ini dan dampaknya yang merugikan dengan mengambil empat langkah berikut :
- Menggunakan komputer sebagai suatu cara mencapai peningkatan pekerjaan (job enhancement) dengan memberikan pada komputer tugas yang berulang dan membosankan, serta memberikan pada pegawai tugas yang menantang kemampuan mereka.
- Menggunakan komunikasi awal untuk membuat pegawai terus menyadari maksud perusahaan. Pengumuman oleh pihak manajemen puncak pada awal tahap analisis dan penerapan dari siklus hidup sistem merupakan contoh strategi ini.
- Membangun hubungan kepercayaan antara pegawai, spesialisasi informasi dan manajemen. Hubungan tersebut tercapai dengan sikap jujur mengenai dampak-dampak dari sistem komputer dan dengan berpegang pada janji. Komunikasi formal dan penyertaan pemakai pada tim proyek mengarah pada tercapainya kepercayaan.
- Menyelaraskan kebutuhan pegawai dengan tujuan perusahaan. Pertama, identifikasi kebutuhan pegawai, kemudian memotivasi pegawai dengan menunjukkan pada mereka bahwa bekerja menuju tujuan perusahaan juga membantu mereka memenuhi kebutuhan mereka.
Pertanyaan No. 3
Apa urgensi maintainaibility dari suatu software? Jelaskan!
Jawaban:
Software maintenance menjadi urgen karena setiap system memerlukan usaha perbaikan secara berkelanjutan untuk mempertemukan kebutuhan organisasi terhadap sistem dengan kinerja sistem yang telah dibangun. Pemeliharaan software atau software maintenance, bertujuan untuk :
- Memperbaiki Kesalahan (Correcting Errors)
Maintenance dilakukan untuk mengatasi kegagalan dan permasalahan yang muncul saat sistem dioperasikan. Sebagai contoh, maintenace dapat digunakan untuk mengungkapkan kesalahan pemrograman (bugs) atau kelemahan selama proses pengembangan yang tidak terdeteksi dalam pengujian sistem, sehingga kesalahan tersebut dapat diperbaiki.
- Menjamin dan Meningkatkan Kinerja Sistem (Feedback Mechanism)
Kajian pasca implementasi sistem merupakan salah satu aktivitas maintenance yang meliputi tinjauan sistem secara periodik. Tinjauan periodik atau audit sistem dilakukan untuk menjamin sistem berjalan dengan baik, dengan cara memonitor sistem secara terus-menerus terhadap potensi masalah atau perlunya perubahan terhadap sistem. Sebagai contoh, saat user menemukan errors pada saat sistem digunakan, maka user dapat memberi umpan balik atau feedback kepada spesialis informasi guna meningkatkan kinerja sistem. Hal ini yang menjadikan system maintenance perlu dilakukan secara berkala, karena system maintenance akan senantiasa memastikan sistem baru yang di implementasikan berjalan dengan baik dan sesuai dengan tujuan penggunaanya melalui mekanisme umpan balik.
- Menjaga Kemutakhiran Sistem (System Update)
Selain sebagai proses perbaikan kesalahan dan kajian pasca implementasi, system maintenance juga meliputi proses modifikasi terhadap sistem yang telah dibangun karena adanya perubahan dalam organisasi atau lingkungan bisnis. Sehingga, system maintenance menjaga kemutakhiran sistem (system update) melalui modifikasi-modifikasi sistem yang dilakukan.
Pertanyaan No. 4
Apa yang saudara ketahui tentang ERP (enterprice resource planning) dan bagaimana implementasi sistem informasi yang berbasiskan ERP. Jelaskan!
Jawaban:
Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan suatu cara untuk mengelola sumber daya perusahaan dengan menggunakan teknologi informasi. Penggunaan ERP yang dilengkapi dengan hardware dan software untuk mengkoordinasi dan mengintegrasikan data informasi pada setiap area business processes untuk menghasilkan pengambilan keputusan yang cepat karena menyediakan analisa dan laporan keuangan, penjualan, laporan produksi dan inventori secara cepat dan akurat. Program ERP sangat membantu perusahaan yang memiliki bisnis proses yang luas, dengan menggunakan database dan reporting tools manajemen.
Konsep ERP
ERP mengintegrasikan fungsi-fungsi yang mendukung transaksi atau operasi sehari-hari dalam pengelolaan sumber daya perusahaan seperti sumber dana, manusia, mesin, suku cadang, waktu, material dan kapasitas. Sebuah sistem ERP mengintegrasikan informasi dan proses-proses yang berbasis informasi pada sebuah bagian atau antar bagian dalam suatu organisasi atau perusahaan. Sistem ERP terdiri atas beberapa sub sistem (modul) yaitu sistem finansial, sistem distribusi, sistem manufaktur, sistem inventori, dan sistem human resource. Masing-masing sub sistem terhubung dengan sebuah database terpusat yang menyimpan berbagai informasi yang dibutuhkan oleh masing-masing sub sistem. Sub sistem mewakili sebuah bagian fungsionalitas dari sebuah organisasi perusahaan. Software ERP mendukung pengoperasian yang efisien dari business processes dengan cara mengintegrasikan aktivitas-aktivitas dari keseluruhan bisnis termasuk sales, marketing, manufacturing, logistic, accounting, dan staffing.
Sistem ERP memiliki beberapa karakteristik sebagai berikut :
- Sistem ERP merupakan paket software yang didesain pada lingkungan client-server baik tradisional (berbasis desktop) maupun berbasis web.
- Sistem ERP mengintegrasikan mayoritas bisnis proses yang ada.
- Sistem ERP memproses seluruh transaksi organisasi perusahaan.
- Sistem ERP menggunakan database skala enterprise untuk penyimpanan data.
- Sistem ERP mengijinkan pengguna mengakses data secara real time.
Secara modular, software ERP biasanya terbagi atas modul utama yakni Operasi serta modul pendukung yakni Finansial dan Akunting serta Sumber Daya Manusia:
- Modul Operasi
General Logistics, Sales and Distribution, Materials Management, Logistics Execution, Quality Management, Plant Maintenance, Customer Service, Production Planning and Control, Project System, Environment Management.
- Modul Financial & Akuntansi
General Accounting, Financial Accounting, Controlling, Investment Management, Treasury, Enterprise Controlling.
- Modul Sumber Daya Manusia
Personnel Management, Personnel Time Management, Payroll, Training and Event Management, Organizational Management, Travel Management.
Berikut ini adalah sebagian kecil manfaat dengan diaplikasikannya ERP bagi perusahaan:
- Integrasi data keuangan
Untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik.
- Standarisasi Proses Operasi
Menstandarkan proses operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi peningkatan produktivitas, penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk.
- Standarisasi Data dan Informasi
Menstandarkan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit dengan jumlah dan jenis bisnis yg berbeda-beda.
Implementasi Sistem Informasi Berbasis ERP
Implementasi ERP pada perusahaan bertujuan untuk mempercepat proses bisnis, meningkatkan efisiensi, dan meraup pendapatan yang lebih besar. Namun, pada saat implementasi banyak faktor yang dapat menggagalkan implementasi dan merupakan masalah yang dihadapi antara lain, manajemen tidak menyediakan proyek tim yang terbaik pada proyek implementasi menyangkut kompetensi anggota tim, kredibilitas dan kreativitas tim proyek, kepemimpinan tim yang efektif, komitmen tim, tanggung jawab tim, jumlah tim yang memadai, tanggungjawab yang tumpang tindih pada tim, pendekatan kerja yang kurang jelas, tujuan yang tidak dipahami oleh tim proyek.
Banyak perusahaan yang ingin menerapkan ERP, namun perusahaan masih kesulitan untuk mengetahui cara implementasi yang efektif, terutama pada efektifitas tim proyek yang akan mengerjakan proyek implementasi. Semakin lama implementasi ERP akan berakibat pada peningkatan biaya yang relatif besar bagi perusahaan. Dalam implementasinya, pada program ERP terdapat dua tipe pengguna yaitu key user dan end user. Key user dipilih dari departemen yang terkait pada operasinya, biasanya selalu berhubungan dengan business process dan memiliki pengetahuan lebih di area kerjanya dan umumnya manager departemen. Key user akan mengembangkan kebutuhan-kebutuhan yang diperlukan pada sistem akhir yang diperlukan oleh end user. Sebagai tambahan, key user juga akan melakukan spesialisasi pada bagian-bagian sistem ERP dan berlaku sebagai pelatih, pendidik, advisors, help-desk resources, dan sebagai agen untuk end user.
Untuk mendapatkan manfaat yang sebesar-besarnya dari Sistem ERP, industri yang akan mengimplementasikan ERP harus mengikuti best practice process (proses umum terbaik) yang berlaku. Secara keseluruhan proses penggunaan dan adopsi sistem ERP oleh pengguna di dalam perusahaan merupakan tanggung jawab beberapa orang yang dimasukkan dalam key user (team project), dan mereka berada di bawah seorang proyek manajer, serta mereka harus paham tentang ERP dan bisnis proses perusahaan. Beberapa langkah proses implementasi ERP pada perusahaan adalah sebagai berikut :
Manajemen organisasi perusahaan memilih dan menetapkan beberapa orang yang bertanggung jawab penuh terhadap persiapan dan penyelesaian ERP dengan arahan manajemen perusahaan yang disebut dengan key user. Kelompok key user dibentuk dan ditugaskan untuk memperkirakan potensi penggunaan suatu ERP, dalam menilai keberhasilan implementasi ERP yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Key user harus membantu untuk menentukan konsultan yang sesuai dan bekerjasama dengan mereka dalam mencari kebutuhan-kebutuhan yang lain dalam mempersiapkan implementasi ERP.
Dalam tahap implementasi bahwa konsultan berada dalam arahan key user, sebab sistem merupakan sebuah paket konfigurasi sistem informasi. Customization biasanya melibatkan hubungan yang kuat antara key user, dan konsultan. Key user menyesuaikan bisnis proses yang ada pada perusahaan dengan melakukan customization software ERP dan mengarahkan end user untuk menyediakan data-data yang dibutuhkan sistem ERP. Proses implementasi ERP dikatakan berakhir bila keluaran data-data dari hasil proses ERP dapat digunakan oleh perusahaan, serta end user sudah dapat mengerti dan memahami fungsinya masing-masing. Secara umum yang yang terlihat langsung dalam implementasi proses ERP adalah key user, untuk menggambarkan dan menentukan kebutuhan apa yang diperlukan oleh perusahaan.
budhi